Bewaartermijn-wijzer voor de eigen administratie van zzp'ers
Niet bouwen: zoek een scherper probleem met meer betalingsbereidheid.
Probleem
Zzp'ers en kleine B2B-teams weten niet hoe lang ze welk stuk uit hun administratie moeten bewaren. Voor de meeste basisgegevens geldt 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR, en de civiele bewaarplicht in Boek 2 BW). Voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar, en volgens EU-regels ook voor de administratie van de btw-regeling OSS (One Stop Shop). Daarnaast spelen aparte termijnen voor de loonadministratie, de vijfjarige navorderingstermijn en de AVG, die juist eist dat persoonsgegevens niet langer dan nodig bewaard worden. Ondernemers vragen zich vooral af welke termijn voor welk document geldt, of scannen en papier weggooien mag, en wanneer ze mogen opruimen. Het resultaat is dat ze uit voorzorg alles bewaren en bang blijven voor een controle. Het is wel een informatieprobleem: het antwoord staat gratis en gezaghebbend online. Onduidelijk is of het ook een terugkerende taak is waar mensen voor willen betalen.
Score per dimensie
De onzekerheid is echt en geeft angst, maar is incidenteel en op te lossen met één betrouwbaar antwoord. Het is meer een informatievraag dan een terugkerende pijn.
De doelgroep is groot (ruim een miljoen zzp'ers), maar het betalende deel dat zelf boekhoudt, twijfelt en wil betalen is waarschijnlijk klein. Als losse SaaS een kleine niche.
Weinig directe concurrenten, maar sterke gratis alternatieven met meer gezag (Belastingdienst, KVK), plus boekhoudpakketten en AI-assistenten die het grootste deel van de behoefte al afdekken.
Weinig betalingsbereidheid voor informatie die gratis beschikbaar is; de behoefte is eenmalig, dus een abonnement past slecht. Alleen een persoonlijke planning of een breder archiefproduct is verdedigbaar.
Technisch eenvoudig: een regelset per documentsoort, een vragenlijst, PDF-uitvoer en mailherinneringen. De moeilijkheid zit in juiste en actuele inhoud, niet in de techniek.
Er is alleen een kleine steekproef van zoekvragen; geen gesprekken, geen zoekvolumes, geen betaalsignalen.
Alternatieven
- Belastingdienst.nl (pagina's over bewaarplicht) Gratis, gezaghebbend en hoog in Google; legt de 7 en 10 jaar en de regels voor digitaal bewaren uit. De grootste 'concurrent' van een informatieve tool.
- KVK.nl en Ondernemersplein Gratis uitleg over bewaartermijnen voor ondernemers; vertrouwd merk.
- Online boekhoudpakketten (Moneybird, e-Boekhouden.nl, Jortt, SnelStart, Exact Online, Rompslomp, Tellow) Bewaren facturen en bonnen digitaal en lossen het probleem voor een deel ongemerkt op. Bij opzeggen of overstappen ontstaat juist een gat: hoe zit het met de export en het bewaren?
- Boekhouder of accountant Beantwoordt de vraag als onderdeel van de dienstverlening; voor klanten met een boekhouder is er nauwelijks restbehoefte.
- Cloudopslag (Google Drive, Dropbox, OneDrive) of zelf gehost archief (Paperless-ngx) Zo bewaren de meesten nu; geen kennis van termijnen, geen opschoonmomenten.
- Algemene AI-assistenten (ChatGPT e.d.) Geven direct een antwoord van redelijke kwaliteit; vervangen een eenvoudige checker voor een deel.
- Records-managementtools voor bedrijven (bv. bewaarbeleid in Microsoft Purview) Hebben wel automatische bewaar- en verwijderregels, maar zijn te zwaar en te duur voor zzp'ers.
Wil je dit voor jouw eigen idee? Doe de gratis probleemanalyse →